Quel logiciel libre utilisez-vous pour gérer vos archives ? Bien sûr, votre choix doit dépendre de vos besoins qui sont clairement identifiés, mais aussi des capacités d’archivage du logiciel. Ainsi, le logiciel de gestion d’archives gratuit offre des avantages qui sauront répondre à différents besoins et à diverses attentes.
De ce fait, dans l’article qui suit, nous allons vous présenter quelques conseils et nos astuces dans le but de vous aider à choisir le meilleur outil d’archivage professionnel gratuit pour vous. Focus !
Le logiciel d’archivage professionnel gratuit, ce qu’il faut savoir !
Un logiciel de gestion d’archives est considéré comme étant un outil informatique. Il aide les archivistes dans un domaine professionnel en automatisant certaines tâches administratives et en favorisant le processus d’archivage, à savoir :
- classer, collecter et enregistrer ;
- gérer les paiements et les entrées ;
- créer des inventaires ;
- décrire des documents ;
- envoyer des aides à la recherche ;
- gestion semi-automatique des messages.
En fait, les logiciels gratuits de gestion d’archives forment une grande famille. Cela comprend un outil de gestion de documents très simple, pas trop lourd à installer, mais à utiliser avec rigueur. Ainsi qu’un outil très pointu de gestion des différents aspects, qui sont basés sur les métadonnées et les liens entre les documents archivés.
Les deux outils sont inclus, ce qui générera un grand nombre d’offres. Chaque outil développe un composant de gestion des archives de collection avec ses propres fonctionnalités. Plusieurs peuvent être enchaînés pour couvrir différents aspects d’une même unité d’archives.
Certains de ces outils entièrement gratuits ont été spécialement développés par des archivistes pour pouvoir répondre parfaitement aux besoins que nécessite l’archivage, tandis que d’autres répondent à la gestion documentaire traditionnelle.
Logiciel d’archivage professionnel gratuit, comment ça marche ?
Un logiciel d’archivage résout la gestion documentaire et la numérisation des documents administratifs. De cette manière, ils répondent aux exigences légales en matière de traçabilité et de stockage des données. Les applications vous aident à gérer vos données, en donnant :
- un accès facilité ;
- une libre consultation ;
- une interface sécurisée.
Un accès facilité : recherche multicritère simplifiée et requête par mot-clé, création de paiement, suppression, etc.
Une libre consultation : le choix et le délai des divers moyens de communication (que ce soit physique, fax ou électronique).
Une interface sécurisée : accès par https, gestion des utilisateurs, traçabilité des communications, réintégration des archives avec restauration du contenu original. Vous disposez ainsi d’un coffre-fort électronique d’entreprise qui répond aux normes légales d’archivage.
Quels sont les avantages et les inconvénients d’un logiciel d’archivage professionnel gratuit ?
Les techniques d’archivage éliminent la tentation de réutiliser des documents et le risque d’oublier des documents spécifiques pertinents pour votre entreprise. Une archive numérique a une valeur démontrable pour dématérialiser les fichiers gérés. Cependant, il présente certains inconvénients.
Les avantages
La gestion du stockage doit être précise et permettre une récupération rapide des factures fournisseurs, des correspondances importantes ou des devis. Ainsi, le logiciel d’archivage numérique pro gratuit garantit :
- un gain de temps ;
- un transfert simplifié ;
- une garantit authentique ;
- un cryptage d’informations ;
- la diminution du stockage.
Un gain de temps : au lieu de chercher dans des boîtes et des dossiers papier, commencez à chercher avec un moteur de recherche efficace. Plus le temps de chercher, en effet, en quelques secondes seulement, vous pouvez accéder aux informations que vous recherchez.
Un transfert simplifié : vous pouvez transférer et exporter assez facilement des documents et rapidement dans un format qui est sécurisé et non modifiable.
Une garantit authentique : vous bénéficiez de l’assurance d’authenticité, de la numérisation des documents et la traçabilité des modifications.
Un cryptage d’informations : vous avez besoin de garder certaines informations confidentielles ? Ne vous inquiétez pas, le logiciel d’archivage est parfait pour garder une discrétion sans failles.
La diminution du stockage : imaginez combien d’espace vous pouvez économiser par rapport aux documents papier. En effet, les informations sont directement gardées sur un serveur ou alors sur une plateforme.
Les inconvénients
Il est vrai que le logiciel d’archivage professionnel gratuit présente de nombreux avantages considérables. Néanmoins, il ne faut pas oublier qu’il possède également quelques points faibles, qu’il vous faudra prendre en compte lors de votre choix.
Dans un premier lieu, des sauvegardes et des solutions de sauvegarde doivent être fournies en cas de défaillance du gestionnaire d’archives. De plus, si votre Internet tombe en panne par exemple, vos fichiers seront inaccessibles. Pour finir, le système d’archivage pro gratuit ne gère que la compression des fichiers.